【ビジネス文書を利用して本を書く力をつける】

スーパーバイザー　倉林秀光

　仕事で情報の伝達や意志確認のためにビジネス文書を作成する機会は実に多いものです。

　それも多岐にわたっていて、進捗状況などを上司に知らせるために書く報告書、新しいプロジェクトなどのやりたいことを実現するために書く企画書、顧客や自社の課題解決に必要な内容をまとめた提案書など様々です。

　そこで、本を出そうと決めたら、ビジネス文書を利用して、日頃から本を書く力をつけてみてはいかがでしょう。

　そのためには、どうすればいいのか？　

　結論から言ってしまうと、

【起】で話のきっかけを提示して、読み手の関心をひく
【承】で話を発展させて、読み手の関心をさらにひく
【転】で書き手が一番強調したいことを述べ、読み手を強くに惹きつける
【結】で全体のまとめを述べ、読み手を満足・納得させる

　このように、本を執筆する際の「起承転結」の役割を意識しながら、ビジネス文書も作成していただきたいのです。

　その際、PREP法を用いて、書いてみることをおススメします。

　PREP法とは、Point、Reason、Example、Pointの頭文字をとったもので、結論・理由・具体例・結論の順番で成り立つ文章構成のことをいいます。

　そして、このPoint――結論、Reason――理由、Example――具体例、Point――結論
の4つを起承転結に当てはめていくのです。

　たとえば、歓送迎会の幹事が、社員に通知するための案内文を作成して上長にチェックしてもらう場合、次のように書けばいいのです。

【起】Point（結論）
　歓送迎会の場所ですが、職場に近いA店とB店の2店舗を検討した結果、B店にすることにしました。

【承】Reason（理由）
　A店よりもB店のほうが、リーズナブルだからです。

【転】Example（具体例）
　A店は生ビール一杯○○円なのに対し、B店はさらに安く生ビール一杯が○○円。一品料理もA店に比べると、B店のほうがリーズナブルで、なおかつボリュームがあります。

【結】Point（結論）
　それにより、B店で歓送迎会を行えば、A店で行うよりも、○○円程の経費削減が見込めます。当社が経費削減を今期の指針の1つに盛り込んでいることも考慮して、私はB店を推奨します。

　このPoint、Reason、Example、Pointの流れにそって、ビジネス文書を書く習慣をつけていけば、「書く力」がみるみるアップし、実際に本を書こうとするときも、それが生かせるようになるはずです。